Acerca de la posición
La Oficina de Dirección General para las Américas está buscando contratar un Analista Administrativo para garantizar la eficiencia en las operaciones de la oficina y proporcionar soporte administrativo. El objetivo de este puesto es contribuir al funcionamiento efectivo de la oficina mediante el apoyo en la planificación, coordinación, ejecución, documentación y seguimiento de las tareas administrativas.
La posición tendrá su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Américas, situado en el Campus de Palmira, Colombia.
Responsabilidades
Proporcionar apoyo administrativo a la Directora Gerente y a su equipo, asegurando la recopilación, organización y disponibilidad de información para reuniones, visitas, viajes y actividades relacionadas.
Verificar y coordinar la agenda de citas internas y externas de la Directora Gerente, identificando posibles conflictos y optimizándola según las prioridades estratégicas.
Planificar y ejecutar reuniones y eventos (internos y externos), incluyendo el envío de invitaciones, la organización de servicios, la gestión de logística y el seguimiento posterior.
Preparar y procesar requisiciones en Agresso para bienes, servicios y requerimientos de personal (RFPs).
Gestionar las requisiciones y legalizaciones de viajes en SAP Concur.
Tramitar solicitudes de visa para la Directora Gerente y el equipo.
Garantizar la organización de archivos físicos y electrónicos de la oficina, implementando medidas de mejora continua en la gestión de datos mientras se asegura su disponibilidad y confidencialidad.
Supervisar y hacer seguimiento de la finalización de tareas administrativas para garantizar la alineación con los objetivos operativos y los plazos establecidos.
Apoyar en la preparación de informes, presentaciones y otros documentos requeridos por la Directora Gerente o el equipo.
Asistir en el análisis de datos y el seguimiento de métricas según se solicite, contribuyendo a los procesos de toma de decisiones.
Prestar apoyo a los miembros designados del equipo directivo de la Alianza, cuando lo solicite la Directora Gerente.
Realizar tareas adicionales y proyectos asignados por la Directora Gerente o el liderazgo de OMDA
Requirements
Educación y requerimientos
· Título universitario en Administración de Empresas, Gestión o un campo relacionado.
Experiencia en roles de soporte administrativo y a nivel ejecutivo.
Nivel intermedio de inglés (oral y escrito); se prefiere nivel avanzado.
Conocimiento de procesos y sistemas administrativos, incluyendo Agresso y SAP Concur (preferido).
Dominio avanzado de la suite de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
Competencias
Trabajo en equipo y colaboración.
Capacidad para manejar información confidencial.
Habilidad para trabajar de manera independiente y autónoma.
Enfoque orientado al usuario.
Flexibilidad y adaptabilidad al cambio.
Planificación del tiempo y habilidades organizativas
Benefits
Términos de vinculación
Esta convocatoria es de alcance nacional, en un nivel BG06 una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el más alto. Esta es una búsqueda nacional colombiana y se administrará a través de un contrato a término fijo de un (1) año, sujeto a un período de prueba de acuerdo con la legislación local y es renovable según el desempeño y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigación académica, con salarios competitivos y excelentes beneficios.
Somos una institución que cree que la diversidad contribuye a la excelencia, que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y, en consecuencia, no discrimina por raza, color, religión, genero, identidad, orientación sexual, nacionalidad, etnia, edad, estado civil u otra característica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posición .
Aplicaciones
Aplicar en el siguiente enlace: (RFP300231) Analista - Oficina de Dirección
La Fecha de cierre de la convocatoria: febrero, 07 2025
Careers | Alliance Bioversity International - CIAT (alliancebioversityciat.org)