A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.
¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!
Dimensiones del cargo
Apoyo a la Coordinación de P&C en todas las labores de gestión administrativa y técnica del área en el país. Elabora documentos escritos del área. Elabora certificaciones laborales, cartas de vacaciones, y demás documentos que será requeridos por las personas que trabajan en el país o sus supervisores. No firma documentos. Mantiene información del personal del país actualizada en los sistemas de HRIS y sistemas locales. Lleva el archivo físico y digital de los documentos del staff de manera segura según ley local y lineamientos organizacionales.Responsabilidades
Apoyo a la Coordinación de País.
Elaboración, recopilación y seguimiento de documentos de contratación, inducción, novedades o finalización de contratos. Elaboración de certificaciones laborales, cartas de vacaciones otras certificaciones requeridas por el staff Mantenimiento de registros en físico y digital Contacto con autoridades o proveedores locales. Contactar personas para entrevistas. Gestiona las referencias laborales, antecedentes penales y policiales. Envía los objetivos de periodo de prueba y asignar el formulario de evaluación de la misma, asegurando el cumplimiento de las evaluaciones. Gestiona todos los accesos a correo, sistemas y equipo de todas las nuevas contrataciones. Da seguimiento y realizar estatus para asegurar el cumplimiento de todas los cursos y capacitaciones programadas para todo el personal, administrando los respectivos certificados. Apoyo en el manejo y registro de vacaciones y ausencias de los colaboradores(as). Las demás que la Coordinación le solicite. Monitorea las finalizaciones de contrato y períodos de prueba. Genera reportes del personal del país requeridos por el clúster. Ser el referente de documentaciones para las auditorias CFU y/o Auditores externos Entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo. (Visado de Finiquitos) Realización de paz y salvos (Envío de check list de salida y entrevista de salida) Aviso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona. (reportar novedades en sistema Salar sobre la salida del personal) Retiro en los sistemas de la organización.Gestión de la información del personal en el sistema HRIS
Realiza ingreso, retiro y actualización de información del personal en el sistema de nómina local in en HRIS. Comunica cualquier situación de inconsistencia o dificultades con el sistema de HRIS y el sistema de nómina local.
Administrar los Beneficios otorgados al Staff
Tramitar el ingreso y salida de todas las personas que ingresan/salen del seguro médico Realizar los pedidos y reclamos de documentos acreditantes de adhesión al seguro del staff Apoyar en el trámite de reembolsos al staff en los casos que correspondan Ante cualquier emergencia o necesidad, hacer nexo entre el seguro y el empleado para negociaciones con respecto a la cobertura de diferentes casos Preparar planilla de pago Realizar el ingreso y exclusión, así como todo trámite necesario del staff de Plan relacionada con el seguro de vidaManejo del archivo físico y digital del persona y archivo del área.
Solicita los documentos de ingreso de las nuevas contrataciones y administrar todos los expedientes del personal. Mantenimiento de toda la información de las personas con contratos, adendas, soportes de pago, cartas, soportes de novedades, cartas de finalización y documentación legal que cada país requiere, paz y salvos y demás documentos, en archivo organizado y seguro. Mantenimiento del archivo físico y digital del área organizado y seguro. Apoyo en los procesos administrativo requeridos por el área de Personas y CulturaGestión Administrativa de Personas y Cultura:
Elabora las requisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la ejecución de actividades del área. Coordinar la logística en la realización de auditorías de calidad y de procesos, con relación al área de RH. Recopilar toda la documentación e información necesaria para las auditorias, autoevaluación de estándares y/o cualquier otra que se realice en la organización. Gestionar todo el proceso de prácticas profesionales y voluntariados profesionales.
Realiza labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización:
Realiza labores complementarias a las descritas en el perfil y que sean en beneficio de los objetivos organizacionales tanto en tiempo normales como en periodos de emergencia. Cumple con las responsabilidades a su cargo como Punto Focal en cualquiera de las áreas designadas. Otras que sean designadas por su supervisor/a inmediato/a.Salvaguarda
Garantiza que la política global de salvaguardia de Plan International y la política de PII para prevenir el acoso, la explotación y el abuso sexual; y la Igualdad e Inclusión de Género están plenamente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidas las Normas y Directrices de Implementación pertinentes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con los procedimientos adecuados.
Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición. Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas. Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación. Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad. Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere. Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV