Grado: G5
N煤mero de la vacante: 047-25
Fecha de publicaci贸n: 19-05-2025
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 30-05-2025
Job ID: 12951
Departamento: OR鈥揂m茅rica Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-San Jos茅
Lugar de destino: San Jos茅
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
La OIT est谩 lanzando una convocatoria de manifestaci贸n de inter茅s para el puesto mencionado.
Pueden participar:
Los candidatos internos de la OIT Los candidatos externos.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a nzuniga@ilo.org.
Marco org谩nico
El puesto est谩 adscrito al Equipo de Trabajo Decente y Oficina Pa铆ses de la OIT (ETD/SJO) para Am茅rica Central, Hait铆, Panam谩 y Rep煤blica Dominicana, cuyas principales funciones son el seguimiento administrativo y el apoyo de oficina del equipo de especialistas.
Objetivo principal
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionar谩 diversos servicios de apoyo en los 谩mbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios est谩n relacionados con la prestaci贸n de apoyo administrativo y de oficina, as铆 como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y log铆stica, y precisan de la utilizaci贸n del sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajar谩 de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicaci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder m谩s adecuado en las 谩reas asignadas.
El/la titular del puesto trabajar谩 bajo la supervisi贸n del especialista t茅cnico P4. Esta supervisi贸n se centrar谩 en la ejecuci贸n puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajar谩 con un relativo nivel de autonom铆a. El trabajo se examinar谩 para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular estar谩 en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los 谩mbitos operacional y administrativo y compartir informaci贸n sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestaci贸n de servicios. El/la titular del puesto mantendr谩 contactos con diversas unidades org谩nicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento.
A nivel externo, el/la titular estar谩 en contacto principalmente con sus hom贸logos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la informaci贸n necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto tambi茅n mantendr谩 contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
En funci贸n de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que est茅 adscrito el puesto, el/la titular prestar谩 servicios en el marco de las siguientes tareas:
Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los 谩mbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en funci贸n de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo. Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la informaci贸n que contienen, la gram谩tica, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los tr谩mites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas. Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la informaci贸n se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales. Desempe帽ar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos tr谩mites con las autoridades correspondientes cuando proceda. Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilizaci贸n 贸ptima del presupuesto y la preparaci贸n de la documentaci贸n relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo. Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparaci贸n, traducci贸n, publicaci贸n y divulgaci贸n puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de informaci贸n y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicaci贸n de las decisiones adoptadas. Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar informaci贸n / datos sobre temas espec铆ficos. Mantenerse al d铆a sobre la evoluci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la informaci贸n con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, seg煤n lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables. Desempe帽ar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.
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Requisitos m铆nimos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un m铆nimo de cinco a帽os de experiencia laboral en tareas de administraci贸n general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificaci贸n de recursos institucionales.
Idiomas
Excelente dominio del espa帽ol y conocimiento pr谩ctico del ingl茅s.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Conocimiento general de las 谩reas de apoyo de oficina y operacional.
Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
Buen conocimiento de programas inform谩ticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de c谩lculo y creaci贸n de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Eficiencia en la prestaci贸n de apoyo administrativo para la organizaci贸n de reuniones y otros eventos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar informaci贸n de fuentes m煤ltiples.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas inform谩ticos.
Aptitudes de redacci贸n.
Aptitudes anal铆ticas y capacidad para prestar atenci贸n a los detalles.
Alto grado de discreci贸n y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite ILO JOBS. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias)
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como ZOOM, TEAMS videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo el centro de evaluaci贸n, las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.