DEADLINE FOR APPLICATIONS31 July 2025-23:59-GMT-06:00 Central Standard Time (Guatemala)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world鈥檚 largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Lugar: Ciudad de Guatemala
Puesto: Asistente Administrativo
Tipo de Contrato: Fixed-Term nivel 5
Duraci贸n: Doce meses, con posibilidad de renovaci贸n bajo evaluaci贸n
Localizaci贸n: Ciudad de Guatemala, Oficinas del PMA
Supervisi贸n: Bajo la supervisi贸n de Asociada Administrativa Senior
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
Estos puestos de trabajo se encuentran en las Oficinas de Pa铆s (OC), las Oficinas Regionales (RB) y la Sede (HQ). La persona titular de la posici贸n depender谩 de la Asociada Administrativa Senior y en general de la Oficial de Finanzas y Administraci贸n o la persona designada.
En este nivel, se espera que los titulares de los puestos de trabajo asuman la responsabilidad de completar una serie de procesos y actividades que requieren cierta interpretaci贸n de las directrices y pr谩cticas est谩ndar. Los titulares de los puestos de trabajo pueden recomendar un curso de acci贸n al personal de varios niveles y pueden asignar tareas a otro personal de apoyo.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Apoyar la entrega y el mantenimiento efectivos de pr谩cticas administrativas de calidad centradas en el cliente y orientadas a la relaci贸n calidad-precio.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
Dentro de la autoridad delegada, la persona ser谩 responsable de las siguientes actividades:
Comprobar la prestaci贸n de servicios, incluida la administraci贸n de instalaciones y veh铆culos ligeros, viajes, manejo de activos y procesos relacionados; manteniendo la informaci贸n para contribuir al ambiente de trabajo seguro y c贸modo.
Recopilar y procesar informaci贸n para su difusi贸n, colaborando con la elaboraci贸n de documentos e informes estandarizados para la unidad, orientados a la toma de decisiones y la efectiva gesti贸n de los recursos.
Gestionar y mantener registros f铆sicos y electr贸nicos dentro del 谩rea de responsabilidad de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso r谩pido y f谩cil a los datos, seg煤n sea necesario.
Llevar a cabo investigaciones y an谩lisis b谩sicos de datos para contribuir al suministro de informaci贸n precisa y eficaz para la administraci贸n de los recursos. Ser un primer punto de contacto para las consultas internas, a fin de facilitar la resoluci贸n eficiente y eficaz de los procesos cotidianos.
Proporcionar orientaci贸n sobre m茅todos y pr谩cticas habituales en su 谩rea de trabajo, para contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.
Administrar conjuntamente la flota de veh铆culos del PMA en todo lo relativo a combustible, servicios preventivos y correctivos, gesti贸n de seguros, sistemas de geoposicionamiento, sistema de administraci贸n de veh铆culos (FMS), de compra y tr谩mites de matr铆culas, venta y disposici贸n de veh铆culos, registros, reportes, pago de leasing, entre otros.
Asesorar para el abastecimiento de combustible, preparar reportes de liquidaci贸n mensual, gestionar anticipos al proveedor de combustible y coordinar la red de estaciones.
Contribuir con la programaci贸n y supervisi贸n de las actividades de los pilotos para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, pol铆ticas y procedimientos pertinentes.
Coordinar y someter a la aprobaci贸n de distintos niveles (supervisora, Oficial de la Unidad, Director Adjunto) las necesidades decisiones relacionadas con el uso adecuado de la flota.
OTROS REQUERIMIENTOS ESPEC脥FICOS
Conocimiento b谩sico de la funcionalidad de los servicios administrativos con el objetivo de una administraci贸n eficiente de los recursos necesarios para las 谩reas de intervenci贸n del PMA.
CAPACIDADES FUNCIONALES :
Servicios de soporte empresarial e informes
Demuestra la capacidad de convertir los planes de negocios en acciones claras para que los miembros del equipo apoyen la implementaci贸n del programa. Recopila e informa
datos para extraer informaci贸n basada en hechos.
Controles Internos y Gesti贸n de Riesgos
Demuestra conocimientos b谩sicos de controles internos, gesti贸n de riesgos y mecanismos de monitoreo y su aplicabilidad a las actividades cr铆ticas inmediatas del cliente.
Gesti贸n de recursos
Supervisa las tendencias en la dotaci贸n de personal y el uso de recursos para anticipar y escalar posibles problemas a los l铆deres del programa y a los clientes clave.
Conocimientos Especializados en Servicios Administrativos
Demuestra un conocimiento amplio o especializado de las mejores pr谩cticas, t茅cnicas y procesos de administraci贸n, y una buena comprensi贸n de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en el 谩rea de responsabilidad; aplica esto para garantizar la prestaci贸n de servicios de
administraci贸n eficientes y eficaces.
Orientaci贸n al cliente
Monitorea y supervisa el trabajo administrativo con respecto a los est谩ndares y protocolos establecidos para la excelencia en el servicio. Garantiza que se identifiquen y resuelvan
los problemas de los clientes.
EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPE脩AR ESTA FUNCI脫N:
Ha demostrado su capacidad para realizar todas las actividades administrativas rutinarias de acuerdo con las normas operativas del PMA a trav茅s del trabajo diario.
Ha apoyado en la prestaci贸n de orientaci贸n ad hoc a los nuevos miembros del personal.
CUALIFICACIONES ACAD脡MICAS EST脕NDAR M脥NIMAS:
Formaci贸n: Finalizaci贸n del ciclo de educaci贸n secundaria. Se valorar谩 la presentaci贸n de un certificado de educaci贸n post-secundaria en la esfera funcional correspondiente.
Idiomas: Dominio del idioma espa帽ol e idioma ingl茅s a nivel B2.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.