OVERVIEW
Post Number : 3HTADM0705RP
Grade : G-5
Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)
Duty Station: Port-au-Prince
Job Family: General Administrative Support
Type of contract : Fixed Term Field
Duration of contract : 2 years, renewable
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 24-FEB-2025
UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en Haiti peuvent postuler ร ce poste.)
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Sous l'autoritรฉ et la supervision directe du Directeur du Bureau et Reprรฉsentant de l'UNESCO au Bureau de Port-au-Prince (Haiti), l'Assistant/e de Direction coordonne le bon fonctionnement du bureau de la Reprรฉsentation et tient le rรดle principal d'agent de liaison entre la Reprรฉsentation et les autres services du Bureau.
L'Assistant/e (Secrรฉtariat) assure la gestion du secrรฉtariat, l'organisation de l'agenda, la coordination des rรฉunions, la rรฉdaction du courrier, rapports et autres documents, ainsi que le suivi de la mise en ลuvre des actions dรฉcidรฉes par le Directeur du Bureau.
Plus prรฉcisรฉment, l'Assistant/e (Secrรฉtariat) assumera les responsabilitรฉs ci-aprรจs :
Long Description
Assurer le bon fonctionnement du secrรฉtariat du Directeur en tenant de maniรจre quotidienne son agenda, en organisant ses rรฉunions et ses rendez-vous avec les autoritรฉs gouvernementales, les institutions, en supervisant le travail prรฉparรฉ pour son visa/signature, en vรฉrifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques et en veillant ร la conformitรฉ avec les rรจgles et procรฉdures de l'UNESCO. Rรฉpondre aux appels tรฉlรฉphoniques entrants ร la Reprรฉsentation et les filtrer ; prรฉparer les rรฉponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les rรฉponses adรฉquates; tenir ร jour un registre de rรฉponses/actions et en informer le Directeur du Bureau ou, si nรฉcessaire, le personnel concernรฉ. Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernรฉes ; assurer le suivi pour l'information du Directeur du Bureau, des diffรฉrents plans d'actions validรฉs ร l'issue des rรฉunions organisรฉes par la Reprรฉsentation. Organiser les dossiers de la Reprรฉsentation en mettant en place un systรจme de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc. Coordonner le processus complet des missions du Directeur (prรฉparation du planning des missions, soumission ร la validation des demandes de voyage, clรดture de la mission). Organiser les aspects administratifs et logistiques des rรฉunions initiรฉes par la Reprรฉsentation et y prendre part, si exigรฉ, pour la prรฉparation des rapports et compte-rendus. Assurer la liaison entre le Directeur du Bureau et le reste des collรจgues, et communiquer de maniรจre opportune avec le Siรจge de l'UNESCO sur le suivi des activitรฉs et les questions administratives pertinentes.COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)Professionalism (C)
- For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Formation
Enseignement secondaire, technique ou professionnel complรฉtรฉ dans le domaine du secrรฉtariat ou de la gestion, du soutien administratif ou tout autre domaine connexe.Expรฉrience professionnelle
Au minimum (5) cinq annรฉes d'expรฉrience professionnelle pertinente dans le domaine du secrรฉtariat ou soutien administratif, gestion, ou domaines connexes.Aptitudes & Compรฉtences
Sens de la diplomatie, de professionnalisme, d'intรฉgritรฉ professionnelle, de discrรฉtion et d'esprit dโรฉquipe. Excellentes compรฉtences relationnelles et de communication. Sens รฉlevรฉ de lโorganisation et capacitรฉ ร traiter l'information de maniรจre objective, prรฉcise et confidentielle. Excellentes capacitรฉs rรฉdactionnelles (aptitude ร rรฉdiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).