DEADLINE FOR APPLICATIONS7 September 2025-23:59-GMT Greenwich Mean Time (Ouagadougou)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
TITRE : Business Support Assistant (Réceptionniste)
TYPE DE CONTRAT : Fixed Term
GRADE: GS3
UNITE/DIVISION : Management Service
LOCALITE D’AFFECTATION : Ouagadougou
DUREE DU CONTRAT : 12 mois renouvelableCONTEXTE
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde dédiée à la lutte contre la faim. Sa mission est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030, en fournissant une assistance alimentaire vitale aux populations les plus vulnérables.
Au Burkina Faso, pays situé au cœur de l’Afrique de l’Ouest, le PAM travaille en étroite collaboration avec le Gouvernement et les partenaires humanitaires pour répondre aux besoins des communautés affectées par les crises multiples. Le Burkina Faso fait face à de nombreux défis socio-économiques et humanitaires nécessitant des interventions ciblées pour renforcer la résilience des personnes vulnérables et leur accès aux services essentiels. Le PAM met un accent particulier sur les femmes et les enfants, afin de garantir leur accès à une alimentation nutritive, essentielle pour une vie saine et productive.
Engagé à soutenir les priorités nationales, le PAM intervient dans plusieurs régions du pays, notamment à travers des programmes de résilience, de nutrition, d’assistance alimentaire et de soutien logistique. Son action vise à renforcer la sécurité alimentaire et nutritionnelle.
OBJECTIFS :
Accomplir diverses tâches courantes d'aide à la gestion de sorte que les membres du personnel reçoivent l'appui dont ils ont besoin.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la cheffe de l’unité ; l’Assistant administratif aura la responsabilité de fournir un appui administratif aux équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis notamment :
➢ Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d'autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur ;
➢ Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu ;
➢ Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour contribuer à l'exactitude des écrits du personnel;
➢ Le cas échéant, proposer un ensemble d'activités standard d'aide à la gestion pour contribuer à l'efficacité des modalités de fonctionnement;
➢ Effectuer les réservations de voyages ou participer à l'organisation de manifestations, afin d'aider le personnel à travailler efficacement;➢ Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel;
➢ Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour veiller à ce que les informations soient organisées et consultables sans délai par l'équipe chargée de la gestion;
➢ Actualiser et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés pour s'assurer que les informations utilisées sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports;➢Tenir à jour les dossiers et les bases de données afin de s'assurer que les données et les fichiers sont correctement stockés et mis à jour conformément aux normes établies;
➢ Effectuer une série de tâches de service à la clientèle afin de soutenir et de fournir une exécution rapide, efficace et efficiente des demandes de service;
➢ Servir de point de contact pour les demandes de services internes et externes émanant du PAM, de la communauté humanitaire et des entités gouvernementales, afin de fournir des informations en temps utile et d'assurer l'exécution des services;
➢ Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes, en veillant à ce que les règles et réglementations du PAM ainsi que les meilleures pratiques soient respectées tout au long du processus de prestation de services;
➢ Collaborer avec les fonctions spécialisées pour organiser la livraison des produits/services de manière que les produits/services offerts correspondent à la demande du client;
➢ Assurer le suivi avec les unités concernées pour vérifier l'état des demandes et mettre à jour de manière proactive les clients de leurs demandes;
➢ Travailler et échanger des informations avec des homologues internes afin de tenir à jour un catalogue de produits et de services.
LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT :
1. Gestion Administrative
• Traitement du courrier : Collecte, tri, diffusion et archivage selon les délais.
• Révision de documents : Relecture de rapports et courriers pour garantir leur exactitude.
• Réponses aux demandes : Gestion des questions courantes et escalade des cas complexes.
• Création des comptes fournisseurs : élaborer un plan de création, de suivi des comptes fournisseurs
2. Gestion des Données
• Saisie et mise à jour : Entrée de données dans les systèmes internes.
• Bases de données : Actualisation régulière pour garantir l’accessibilité et la fiabilité.
3. Service à la Clientèle
• Traitement des demandes : Suivi des requêtes internes et externes.
• Point de contact : Interface avec les partenaires (PAM, ONG, gouvernement).
• Catalogue de services : Maintien et diffusion d’un répertoire des produits/services.
4. Coordination et Conformité
• Collaboration interservices : Coordination avec les unités spécialisées.
• Respect des normes : Application des procédures et bonnes pratiques du PAM.
• Suivi des prestations : Vérification de l’état des demandes et communication proactive.QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUISES :
Education : Avoir obtenu au minimum le Baccalauréat. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
Expérience :
• Avoir au minimum 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la reception ou de l'accueil.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance des systèmes de gestion documentaire et de bases de données.
• Capacité à utiliser des plateformes de gestion administrative (ex. : ERP, SAP, etc.) est un atout.
• Aptitude à utiliser du matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanneurs.
• Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d'aide à la gestion.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Souci du détail pour déceler les anomalies dans les données.
• Aptitude à respecter les délais et à suivre des consignes claires.
Compétences Additionnelles :
• Bonnes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, intégrité et sens du service.
Langues :
• Maîtrise du français et connaissance de base de l'anglais sera un atout.WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.