1.Background Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
2. Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto
La Oficina Regional de la FAO en Chile y el PNUD establecieron sus operaciones en Santiago de Chile, en un edificio destinado a uso y administración por el Gobierno de Chile. Este edificio cuenta con dos alas para cada uno de los organismos, siendo la FAO el organismo principal y el responsable de la gestión de los espacios comunes en coordinación con el PNUD. Las obras de mejora llevadas a cabo en los espacios comunes por parte de la FAO en 2024 y 2025, mejoraron el acceso y la seguridad en la entrada del edificio, además de una entrada al edificio a un gran hall de entrada que también permite la exposición de muestras internas y externas y el trabajo de las agencias. Esta modificación en la zona implicó la eliminación del módulo de guardia de seguridad y sus cámaras, ya que se definió una nueva cabina de acceso más amplia y cómoda para las funciones de seguridad y acceso y para la recepción controlada de visitantes externos. También se eliminó el módulo de Recepción, considerando los cambios en la modalidad de trabajo tras la pandemia, que prácticamente había eliminado las funciones de Recepción. Hoy, en 2025, ambos organismos han reevaluado las funciones ante las necesidades actuales, donde las agencias hacen uso activo de los espacios del edificio para seminarios, reuniones con altas autoridades de los países, aumento de visitas e interacciones con contrapartes, etc. Esto evidencia la necesidad de restablecer la función de una recepción moderna y ágil que atienda las diferentes visitas recibidas en las dependencias FAO/PNUD.
3. Alcance del trabajo
El objetivo de este cargo es brindar información, apoyo y atención a las visitas que ingresan al edificio FAO/PNUD, asegurando un flujo seguro y ordenado, de acuerdo con los protocolos y lineamientos.
La persona seleccionada cumplirá un rol de coordinación entre las agencias, apoyando y administrando coordinadamente la agenda de los eventos y fechas relevantes de ambos organismos y demás agencias usuarias del edificio, además de realizar otras funciones relacionadas con la Recepción y el Registro, que permitan una mayor fluidez y comodidad al ingreso y un segundo control de seguridad que ordene y dirija el tránsito de visitantes dentro del edificio.
El/la Auxiliar Administrativo(a) deberá promover la más alta calidad en atención al cliente y tener conocimiento en idiomas y del protocolo que aplica de acuerdo con cada agencia y autoridad. Asimismo, deberá trabajar en estrecha colaboración con el personal de Representación y Operaciones de FAO y PNUD, además del personal de otros organismos de las Naciones Unidas, para intercambiar información y garantizar la coherencia de la prestación de servicios.
Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:
A) Recepción, bienvenida, información, guía y soporte a invitados/as y visitas que reciban las Agencias, Fondos y Programas, de acuerdo con las normas protocolares y a los principios básicos de UN, garantizando una atención integral y equitativa, con perspectiva de género, inclusión y diversidad.
Garantizar una recepción de calidad, informada y diligente, de acuerdo con las normas de seguridad, reglamentos, políticas de FAO/ PNUD. Proporcionar a los equipos de Operaciones de FAO y PNUD, retroalimentación e insumos para la mejora continua en la prestación de los servicios que realiza en sus funciones, considerando su experiencia diaria y permanente comunicación con visitas y equipos de eventos, entre otros.B) Soporte a la gestión de activos y gestión y registro de documentos.
Registrar, administrar y gestionar las entregas de productos y servicios (delivery) requeridos por unidades de FAO/PNUD relacionados con las actividades y trabajo de las agencias, asegurando la respectiva y permanente coordinación y comunicación con el equipo de Seguridad. Administrar y mantener actualizado el registro de documentos y archivos. Preparar la correspondencia de rutina, los memorandos e informes, de acuerdo con el SOP de FAO/PNUD. Recibir los envíos, organizar los despachos de aduanas, preparar los documentos/documentación para los envíos del PNUD (recibidos/enviados) y organizar los envíos. Implementar acciones de seguimiento y redactar la correspondencia relacionada con los envíos/despacho de aduanas. Mantener archivos y registros relevantes para el mantenimiento de la oficina y para las unidades administrativas. Revisar los registros de vehículos y preparar borradores de informes de historial de éstos y planes de mantenimiento.C) Soporte administrativo para el manejo y registro de correspondencia que reciben las agencias y su personal según la guía y dirección de las Unidades de Operaciones FAO/PNUD.
Manejar herramientas básicas de Office para la elaboración de registros, planes, presupuestos y calendarios. Proporcionar apoyo administrativo en la organización de conferencias, talleres y retiros. Redactar cartas, notas verbales y correos protocolares, realizando el seguimiento correspondiente. Aplicar y manejar los sistemas ERP utilizados por FAO y PNUD en relación a sus funciones.D) Coordinación directa con el personal de seguridad para el ingreso de visitantes.
Orientar y coordinar al personal de seguridad para asegurar un proceso de acceso de visitas correcto, de acuerdo a los criterios y SOP (procedimientos) definidos con Operaciones FAO/PNUD.E) Apoyo a la coordinación e intercambio de información relevante entre los equipo y Agencias para asegurar que sus funciones puedan realizarse con éxito en un ambiente de acuerdo común.
Participar en reuniones periódicas para la planificación y organización de eventos, conferencias, talleres y actividades internas, que aseguren el manejo de toda la información relevante para el ejercicio de sus funciones. Proporcionar contribuciones sólidas y pertinentes a los equipos con los que trabaje, con foco en la mejora continua.Otras funciones
El/la titular podrá desempeñar otras funciones dentro de su perfil profesional que se consideren necesarias para el adecuado funcionamiento del proyecto.4. Acuerdo Institucional
Quien resulte contratado(a) se desempeñará bajo la supervisión directa del/de la Gerente de Operaciones del PNUD, y en estrecha coordinación y co-supervisión de responsables de FAO. Su lugar de trabajo estará ubicado en las dependencias compartidas de FAO y PNUD, y su jornada laboral se regirá por las disposiciones establecidas por ambas agencias.
5. Competencias
Competencias Esenciales
Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.
Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.
Aprender Continuamente - NIVEL 1: Curioso(a) y de mente abierta, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.
Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).
Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.
Competencias Funcionales y Técnicas
Gestión institucional - Comunicación
Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.Gestión institucional – Satisfacción / gestión de los clientes
Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.Administración y operaciones – Gestión de documentos y registros
Gestión general de documentos (ya sean físicos o electrónicos); política de registro y conservación, incluido el almacenamiento y archivo.Administración y operaciones – Documentos de viaje de las Naciones Unidas
Conocimiento de los marcos regulatorios y los procesos relacionados con los documentos de viaje de las Naciones Unidas; capacidad para facilitar la emisión de documentos de viaje de las Naciones Unidas para el PNUD y los organismos relacionados; y asegurar la tramitación de visados, así como la supervisión y aprobación correspondientes.Administración y operaciones – Gestión de envíos
Conocimiento de los marcos normativos y los procesos relacionados con la gestión de envíos, lo que incluye la contratación de envíos para el personal que viaja en su nombramiento inicial, reasignación y repatriación.Administración y operaciones – Gestión de eventos (tales como retiros, capacitaciones y reuniones)
Capacidad para gestionar eventos, lo que incluye tareas como la identificación del lugar donde se celebrarán, el alojamiento, la logística, el suministro de alimentos, el transporte, los desembolsos en efectivo, entre otros.Administración y operaciones – Gestión de activos
Conocimiento de las políticas y los procedimientos relacionados con propiedades, planta y equipo (PPE); capacidad para preparar estados financieros sobre PPE; mantener el módulo de gestión de activos en QUANTUM y el panel de control de activos; desarrollar herramientas de apoyo para la certificación de activos y las mejoras del módulo; diseñar e impartir programas de formación sobre gestión y registro de activos, entre otras actividades; implementar la interfaz de cuentas por pagar y gestión de activos; conciliar cuentas por pagar, gestión de activos y libro mayor; y realizar la revisión analítica de los informes de gestión y de la información sobre activos para garantizar la integridad y exactitud de la información sobre los activos.6. Calificaciones mínimas de un NPSA
Educación académica mínima requerida
Educación secundaria completa es requerida. Título profesional universitario (Grado de licenciado(a)) en Administración de Empresas, Administración Pública o carreras afines, se dará debida consideración, pero no es un requisito.Años mínimos de Experiencia laboral relevante
Mínimo 4 años (con Educación Secundaria) o 1 año (con Licenciatura) de experiencia relevante. Se considerará como experiencia relevante, al conjunto de experiencia laboral que incluya: Experiencia en servicios de administración o de apoyo a programas. Experiencia en cargos similares en organismos internacionales o afines, idealmente en el Sistema de Naciones Unidas en Chile.Habilidades y competencias requeridas
Manejo de paquetes de bases de datos y sistemas de gestión basados en la web como ERP. Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams y Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo. Manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint. Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.Habilidades y competencias deseables
Será considerada una ventaja contar con años de experiencia relevante por sobre el mínimo requerido. Contar con experiencia en cargos similares específicamente en el Sistema de Naciones en Chile. Contar con certificaciones en ámbitos de administración es altamente deseable. Experiencia colaborando con equipos multidisciplinarios y en contextos organizacionales.Idiomas requeridos (a nivel laboral)
Fluidez en el idioma español es requerida. Conocimiento y manejo intermedio/avanzado del idioma inglés es altamente deseable. Conocimiento y manejo de otro(s) idioma(s) es deseable.Certificados profesionales
Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.
7. Viajes
A priori, no se prevén viajes oficiales.
8. Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes
P11 (postulación en línea) y CV indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición. Certificados de título y/o capacitaciones. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.Consideraciones en su postulación:
Complete el formulario en línea; es requerido. Adjunte también CV en formato libre, como complemento. Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición. Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores (nombre, cargo, teléfono, e-mail). Las referencias pueden incluir también a los colegas. Por tratarse de una posición nacional, las personas extranjeras deben contar con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (residencia, permiso) al momento de postular.Disclaimer
Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Scam alert
UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.