Auxiliar Administrativa(o)

La oficina de país del PNUD en su compromiso con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás. Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras. 

El PNUD rechaza cualquier forma de violencia contra las mujeres, el hostigamiento y la explotación sexual en cualquiera de sus expresiones, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad.  Por lo tanto, todas las candidaturas seleccionadas se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. 

El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.

Desde hace 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.

El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:

• Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
• Gobernabilidad, paz y derechos humanos
• Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres

  En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.

  Descripción de la oficina/unidad/proyecto

  El Plan de Iniciación busca sentar las bases para el diseño de un proyecto de desarrollo, que permita que el ISJUP cuente con los planes, herramientas y capacidades para facilitar la formación integral e investigación de las y los operadores de justicia y personal de instituciones de derechos humanos y justicia, así como la innovación, conocimiento y acceso a información tanto para estos agentes como para la población en general. 

  El objetivo del proyecto se enmarca en el eje 3-Fortalecimiento Institucional y, de manera específica, en el Componente 3.1 Capacitación de Servidores Judiciales del Plan estratégico del Órgano Judicial que busca que el Instituto Superior de la Judicatura de Panamá se convierta en un referente de la formación por competencias en temas relativos a la administración de justicia en Panamá y en el ámbito regional, a través de una educación de calidad basada en la innovación, la investigación y la proyección social, teniendo como bases: (1) la capacitación y formación, (2) la investigación, (3) la cooperación internacional y autogestión y (4) la cultura de calidad y modelos de gestión.

  Alcance del trabajo 

  Bajo la supervisión directa de el/la Oficial de Programa, el/la Auxiliar Administrativo/a será responsable de las siguientes funciones: 

  • Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, en particular para la redacción de notas, memos, minutas y mensajes vinculados al proyecto, y cualquier otra tarea administrativa que se le solicite.
  • Garantizar la gestión electrónica del inventario de los equipos adquiridos por el proyecto, y tramitar el traspaso de los activos del proyecto a la Institución, cumpliendo con la documentación y tramites respectivos para el caso. 
  • Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
  • Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.
  • Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
  • Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
  • Elaborar microcompra y requisiciones de solicitudes presentadas que contengan todos los documentos de respaldos correspondientes con las debidas autorizaciones, para cada caso. 
  • Recopilar, guardar, escanear y mantener digitalmente y/o fisicamente los archivos del proyectos.
  • Preparar todas las solicitudes de pago, y que cada una cuente con la documentación soporte.
  • Gestionar tramites administrativos para la creación de proveedores en la plataforma Quantum.
  • Recopilar y guardar documentos soporte para pagos a los proveedores.  
  • Gestionar invoices para pagos a proveedores en la plataforma Quantum, y adicionar soporte de pago.
  • Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.
  • Apoyar a actores relacionados con el proyecto en aspectos relacionados con el manejo administrativo de los procesos llevados por la Unidad Coordinadora de Proyecto, y normativa PNUD vinculados a los procesos.
  • Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.  Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido.
  • Elaborar y monitorear las órdenes de compra e invoices que no hayan sido pagadas.
  • Apoyar en la preparación de informes administrativos.
  • Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

    Acuerdo Institucional 

    • El/la Auxiliar Administrativo/a, estará bajo la supervisión de el/la Oficial de Programa. 

      Competencias Básicas 1. Logro de Resultados Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite. 2. Piensa de manera innovadora Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras. 3. Aprende contínuamente  Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación 4. Se adapta con agilidad Nivel 1: Se adapta al cambio,    maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible. 5. Actúa con determinación  Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado. 6. Compromiso y Asociación  Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas. 7. Diversidad e Inclusión  Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

      Competencias Transversales y Técnicas Area Temática Nombre Definición Gestión Empresarial Comunicación

      📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

      ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      Comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.

      Dirección y Estrategia de Negocios Perspicacia empresarial Capacidad para entender y manejar una situación empresarial de manera que sea probable que conduzca a un buen resultado. Capacidad para tomar buenas decisiones y juicios rápidos dentro de esos marcos. Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización. Desarrollo de Negocios

      Creación

      de Conocimientos

      Capacidad para investigar información y convertirla en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad específica. Capacidad para aplicar conceptos existentes a nuevas situaciones y para desarrollar nuevos conceptos que generen soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos relevantes, modelos conceptuales y teorías que pueden ser útiles para abordar nuevas situaciones.

      Desarrollo de Negocios Integración dentro de la ONU

      Capacidad para identificar e integrar la capacidad y los recursos del sistema de la ONU, y participar en trabajo conjunto.

      Conocimiento del sistema de la ONU y capacidad para aplicar este conocimiento a situaciones estratégicas y/o prácticas.

      Gestión Empresarial Gestión basada en resultados Capacidad para gestionar la implementación de estrategias, programas y proyectos con un enfoque en la mejora del rendimiento y resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de teorías, conceptos, metodologías, instrumentos y herramientas relevantes.

      Competencias Técnicas  Administración y Operaciones Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones) Capacidad para gestionar eventos, incluyendo lugar, identificación, aojamiento, logística, alimentación, transporte, y desembolso de recursos, etc. Administración y Operaciones Políticas y Procedimientos de Viajes Conocimiento de políticas y procedimientos de viajes; capacidad de interpretar las políticas de viajes, los Reglamentos para el Personal, circulares administrativas y regulaciones financieras y normas en asuntos relacionados a viajes.

      Requisitos mínimos de educación

      • Educación secundaria (Completa) es requisito.
      • Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración, pero no es un requisito.

        Años de Experiencia mínima relevante

        • Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en gestión administrativa de proyectos. 

          Habilidades Requeridas

          • Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramientas).

            Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección de competencias.

            • Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos de desarrollo.
            • Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios.
            • Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
            • Experiencia en organizaciones de cooperación internacional.

              Idioma(s) Requerido(s)

              • Fluidez en el idioma español.

                Información Adicional

                • Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato.
                • Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
                • Solamente los (las) candidatos(as) seleccionados(as) para entrevista recibirán confirmación.
                • Lugar de Trabajo: Oficina del Instituto Superior de la Judicatura de Panamá (ISJUP)
                  DISCLAIMER Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)    Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 
                  UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.   Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.   Non-discrimination UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  
                  UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.    Scam warning The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.   Same Posting Description for Internal and External Candidates