Background Information - Job-specific
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
L’UNOPS supervise des activités en Tunisie depuis 2006 dans divers secteurs afin d’appuyer le gouvernement dans la mise en œuvre de programmes ayant un impact positif. Le bureau de l’UNOPS compte 4 axes stratégiques d’intervention :
1) la passation de marché,
2) la gestion de projet complexe,
3) l’infrastructure
4) l’assistance technique.
La Tunisie est engagée dans un processus de modernisation et de renforcement de son système de santé afin de répondre aux besoins croissants de sa population et de s'adapter aux avancées technologiques. Dans ce contexte, l'UNOPS soutient les efforts nationaux en fournissant une expertise technique et en facilitant l'acquisition et la gestion d'équipements médicaux de pointe.
Depuis plusieurs années, l’UNOPS travaille en appui direct au Ministère de la Santé. Les champs d’intervention du bureau de Tunis vont de la construction de structures jusqu'à la gestion du processus d’approvisionnement des équipements et technologies médicales. Dans le cadre de notre mission de soutien aux systèmes de santé et de développement durable en Tunisie, l'UNOPS recherche un.e Associé.e aux achats hautement qualifié pour renforcer notre équipe. Il/elle aura à travailler au sein du projet d’appui aux opérations et aura à voyager dans divers gouvernorats du pays.
Functional Responsibilities
Sous la supervision du Senior Project Manager, l’Associé.e aux achats assure les activités en matière de passation des marchés et d'administration des contrats, y compris les aspects logistiques en étroite collaboration avec différentes parties prenantes. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et apporte son soutien au personnel des achats et aux équipes projets.
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Services des achats
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Planification des achats
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Gestion des appels d’offres
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Administration de contrats
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Organiser le dédouanement des fournitures, matériels et équipements importés
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Assurer la gestion de magasin et de la distribution des articles sur les sites du projet
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Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles
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Facilitation du partage des connaissances
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Soutiens aux services des achats
L'Associé.e aux achats fournira une variété de services en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu'un flux d'informations optimal :
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Appuyer dans le processus de définition des besoins d’acquisition (spécifications techniques des biens, termes de référence pour les services)
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Traiter les transactions d'achat et d’administration de contrat dans l’ERP de l'UNOPS OneUNOPS.
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Préparer et suivre des contrats, des bons de commande et/ou leurs modifications, y compris le suivi de la logistique liée à la réception des biens.
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Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats.
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Traiter les factures pour les biens reçus, services fournis et les travaux exécutés en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leurs suivis jusqu'à l'achèvement et informer les clients.
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Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'achat.
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Mise à jour des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations.
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Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats réalisés et/ou en cours.
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Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d'approvisionnement en conséquence.
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Coordonner avec l'unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d'inspection).
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Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs.
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Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et d'examen
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Planification des achats
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Appuyer efficacement l’établissement du plan des achats en collaboration avec les chefs des projets.
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Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs reliés au processus des achats.
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Interagir avec les gestionnaires de projet dans la phase préparatoire des documents d’appel à la concurrence
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Gestion des appels à la concurrence et administration de contrats, y compris les aspects logistiques
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Rédiger la documentation d’appel à concurrence des appels d'offres, et gérer le processus de sollicitation
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Conduit l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues.
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Rédiger des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution d'adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés.
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Préparer les soumissions aux comités (LCPC/HQCPC) et déterminer le comité de revue adéquat et/ou l’autorité compétente pour la revue et l’approbation des attributions ;
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Assurer le suivi des dossiers en révision au niveau des comités de revue (réponses aux questions, clarifications, coordination, etc.);
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Tenir à jour les dossiers du comité LCPC/HQCPC ou de l'organisme statutaire désigné.
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Assurer l’administration efficace des contrats, y compris la coordination et le suivi des aspects logistiques
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Mener des actions de suivi de routine sur les livraisons et à la chaîne d’approvisionnement et informer son superviseur de l’état d’avancement des dossiers.
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Sous la direction du superviseur, organiser le dédouanement (transmission de dossiers, suivi de procédures de dédouanement), transport et entreposage des fournitures, matériels et équipements importés.
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Responsable de la gestion de magasin et contrôle de Stock. Veiller à ce que l’inventaire approprié soit tenu en assurant l'exactitude des données de contrôle de stock et des rapports.
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Responsable de la gestion des véhicules du projet afin d’assurer l’optimisation des activités du mise en œuvre et logistique de livraisons.
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Appuyer à l’organisation des expéditions et livraisons, surveiller la quantité et la qualité de toutes les livraisons d’articles et équipements achetés sur les sites du projet et les magasins de l’UNOPS. Assurer l’obtention des documents de transmission signés par le bénéficiaire suite à la livraison des équipements.
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Assurer que toute divergence-écart fasse l’objet d’une enquête approfondie et soit résolue en utilisant le processus de perte et de dommage.
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Effectuer toute autre fonction demandée par le superviseur.
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Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles
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Assurer la liaison avec les différents ministères et avec le transitaire pour les lettres de dédouanement et les approbations à temps avant l’arrivée des chargements dans le pays.
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Faciliter l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l'équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.
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Travailler activement avec les parties prenantes pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d'achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun.
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Facilitation du partage des connaissances
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Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances des achats au nom du superviseur et informer le superviseur du statut.
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Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement
Impact résultat
L’Associé.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités business concernées, des activités de projet, des services d'appui à la gestion des achats et des contrats. Ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et de l’unité des achats en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.
Education/Experience/Language requirements
Education
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Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé Master ou un Master/PhD en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique, en administration des entreprises, en gestion des ressources humaines ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années expérience mais n’est pas obligatoire.
Expérience professionnelle
- Six (6) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d'entreprise est requise avec un diplôme d'études secondaires (BAC) ou deux (2) ans d’expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d'entreprise est requis avec un diplôme de licence.
Exigences supplémentaires
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Une expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable
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De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable
Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC), une expérience de deux (2) ans au minimum dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise
Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage
Dans les 6 ans d'expérience requise (avec le BAC), un (1) an d'expérience dans l'utilisation de systèmes ERP est requise.
Langues
Une bonne connaissance du français est requise.
Une connaissance intermédiaire de l'anglais est requise. Competencies Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles. Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role). Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries. Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements. Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving. Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground. Contract type, level and duration
Type d'engagement: Local Individual Contractor Agreement (LICA) Niveau: ICS-6 / LICA-6 Durée de l’engagement: 12 mois
For more details about United Nations staff contracts, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/UN-Staff-Contracts.aspx
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/UN-Staff-Contracts.aspx
Informations supplémentaires
L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
L’UNOPS évalue chaque candidature en fonction des compétences, des qualifications et de l’expérience requises, telles que décrites dans l’offre d’emploi. Nous nous engageons à examiner chaque candidature de manière équitable et transparente, et nous valorisons la diversité des points de vue et des expériences, y compris ceux des femmes, des communautés autochtones et racisées, des personnes aux identités de genre et orientations sexuelles diverses, ainsi que des personnes vivant avec un handicap.L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.