Le Poste :
L'Associé(e) Administratif(ve) est basé au Bureau Pays (CO) et est sous la supervision directe de l'International Operations Manager. Il/Elle assure le fonctionnement efficace de diverses opérations et systèmes administratifs en appui à la gestion des programmes et du bureau, y compris la gestion des ressources humaines et la gestion des actifs.
Comment faire la différence :
L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) s'articule autour de trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès évitables liés à la maternité ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits fondamentaux de l'être humain sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra courageusement et en toute conviction.
L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats à fort impact et durables ; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à offrir l'excellence dans les résultats du programme.
Objet du poste :
L'Associé(e) Administratif(ve) fournit des services administratifs de qualité aux clients internes et externes en maîtrisant toutes les règles, directives, processus et procédures pertinents. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme, assurant le suivi et l'analyse des projets et conseillant les responsables dans les domaines administratifs concernés. Il/elle adopte une approche orientée vers le client et axée sur les résultats pour interpréter les règles, procédures et directives, fournit un soutien et des conseils au CO. Il/elle peut superviser une partie des employés de bureau et de soutien.
Vous serez responsable de :
A. Ressources humaines
Fournir des conseils au personnel sur tous les aspects des modules RH Quantum du personnel des NU/UNFPA et des règles et règlements administratifs. Mettre en œuvre des processus RH, notamment en ce qui concerne le recrutement, la formation et le développement, la gestion de la performance et les relations avec les employés. Assurer la liaison avec l'équipe programmatique/technique sur l'administration et l'allocation des RH. Gérer le plan annuel de formation du personnel et le processus d'orientation/d'accueil du nouveau personnel. Mettre en place des outils et des mécanismes pour un suivi efficace et efficient des activités du personnel en appui aux opérations. Interpréter les règles et règlements du personnel des NU/UNFPA et fournir des orientations au CO. Maintenir des dossiers précis et à jour sur le statut du personnel de manière confidentielle et sécurisée. Mettre en œuvre les politiques et stratégies de gestion des ressources humaines en appui aux opérations du Bureau Pays. En collaboration avec les autres unités du CO, gérer les présences et les congés (gestion des plans de congés) et assurer une gestion précise des dossiers à cet égard (système de classement et d'archivage). Faire en sorte que les avantages, privilèges, immunités et autres droits accordés au personnel soient correctement appliqués.B. Gestion des actifs :
Tenir et gérer le registre des actifs ; y compris la certification annuelle. Maintenir et surveiller les actifs par emplacement et les actifs par listes de dépositaires. Veiller à l'enregistrement et à la communication appropriés des immobilisations/stocks conformément aux directives de l'UNFPA. Gérer le processus de réparation des actifs ; afin que le contrôle des actifs puisse être maintenu (en ce qui concerne les actifs qui quittent le bureau). Vérifier quand l'équipement doit être remplacé et gérer l'élimination de ces équipements ; y compris la réalisation de l'administration nécessaire. Se conformer pleinement aux politiques, procédures et directives et veiller à ce que la remise, le transfert, la radiation et l'élimination des actifs soient correctement documentés et conformes aux règles et règlements de l'UNFPA.C. Administration générale
Interpréter les règles et règlements administratifs des NU/UNFPA et fournir des orientations au CO ; identifier les moyens de répondre aux besoins administratifs dans le cadre des politiques existantes en appui aux opérations du CO. Identifier les moyens de répondre aux besoins administratifs dans le cadre des politiques existantes et adapter les outils et mécanismes pour un contrôle effectif et efficace des activités administratives. Examiner et préparer des documents pour les activités du système commun concernant les services et locaux communs, le recouvrement des coûts, les privilèges et immunités, les enquêtes sur les droits et les salaires ; la sécurité, etc. et représenter l'UNFPA dans les réunions et les groupes de travail inter institutions connexes. En collaboration avec d'autres unités du CO, gérer les présences et les congés et assurer une gestion précise des dossiers à cet égard (rapprochement des services électroniques). Surveiller et mettre à jour le système de gestion des baux avec les informations appropriées.Effectuer toutes autres tâches qui pourraient être exigées par les dirigeants de l'UNFPA.
Qualifications and Expérience :
Formation :
Un diplôme d’études secondaires est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, ressources humaines, finance ou dans un domaine connexe est vivement souhaité.Connaissance et Expérience :
Avoir au minimum sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration ou des finances. Maîtrise de la suite Google (Gmail, Drive, Docs, Sheets, etc.). Une expérience dans l’utilisation de systèmes intégrés de gestion (ERP), notamment Quantum, est un avantage. Connaissance des procédures et normes administratives du système des Nations Unies ou d’organisations internationales est un atout.Langues :
Maîtrise du français ; capacité de travailler en anglais (écrit et oral).
Niveaux de compétence exigés :
Valeurs :
Faire preuve d'intégrité, Démontrer son attachement à l'UNFPA et au système des Nations Unies, Embrasser la diversité culturelle, Ouvert(e) au changementCompétences principales :
Obtenir des résultats Être redevable Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires, Penser analytiquement et stratégiquement, Travailler en équipe/se gérer et gérer ses relations, Communiquer pour avoir un impactCompétences fonctionnelles :
Gérer les ressources de l'organisation Assurer la gestion des installations et des actifs.Compétences managériales :
Planifier, organiser et superviser le travail de manière efficace, Prendre des décisions opérationnelles informées, Promouvoir une culture de performance, Gérer les risques et résoudre les problèmes courants.Rémunération et avantages :
Ce poste offre une rémunération attrayante incluant un salaire net compétitif, des frais médicaux, de pension et d'autres avantages, le cas échéant.
Environnement de travail à l'UNFPA :
L’UNFPA offre un environnement de travail fondé sur les valeurs d’égalité de genre, de diversité, d’intégrité et de respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous nous engageons à garantir la parité entre les sexes au sein de l’organisation et encourageons fortement les candidatures féminines. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des minorités ethniques, des populations autochtones, les personnes en situation de handicap ainsi que d’autres groupes sous-représentés sont également vivement encouragées à postuler. Des mesures d’aménagement raisonnables peuvent être accordées aux candidats en situation de handicap sur demande, afin de soutenir leur participation au processus de recrutement. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de recrutement, de formation, de rémunération et de sélection, sans distinction liée aux caractéristiques personnelles ou à la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de l’UNFPA - cliquaer here pour en savoir plus.
Clause de non responsabilité :
L'UNFPA ne facture aucun frais de dossier, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autres en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les faux avis, lettres ou offres frauduleuses peuvent être rapportés à la Hotline de l'UNFPA sur la Fraude http ://www.unfpa.org/help/hotline.cfm
Conformément au Statut et au Règlement du personnel des Nations Unies, les personnes qui postulent à des postes de la catégorie des administrateurs internationaux qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité peuvent être tenues de renoncer à ce statut lors de leur nomination.