Assistant(e) principal(e) (Administration & Finances)

Numéro du poste : 6SNADM0002PA

Classe : G-7

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Dakar

Famille d'emplois: Finances

Type de contrat : Engagements au titre d’un projet

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 29-JUL-2025

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seul(e)s les candidat(e)s autorisé(e)s à travailler au Sénégal peuvent postuler.

(Durée du contrat : 1 an, avec possibilité de prolongation sous réserve de disponibilité des fonds et de performance).

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le Bureau régional de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest (Sahel) à Dakar est chargé de la mise en œuvre de plusieurs programmes, projets des secteurs de l'éducation, la science, la culture, la communication, les sciences sociales et humaines.

Pour aider à l'atteinte des résultats, le secteur de l'Administration apporte un soutien soutenu aux différents secteurs qui exécutent entre autres plusieurs projets.

Sous la supervision quotidienne du Senior Operations Officer, le/la Assistant(e) Principal(e) aux Finances et à l'Administration est responsable de l'exécution d'un large éventail de services financiers et de processus administratifs au sein du Bureau régional de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest (Sahel) à Dakar. Il/Elle veille à l'utilisation transparente des ressources financières et à la prestation des services conformément aux règles financières, règlements, politiques et procédures de l'organisation. Le/La Assistant(e) Principal(e) aux Finances et à l'Administration préconise une approche axée sur le client, conforme aux règles et règlements, aux pratiques et directives standard de l'UNESCO.

Le/la Assistant(e) Principal(e) aux Finances et à l'Administration travaille en étroite collaboration avec l'équipe des opérations du bureau régional ainsi qu'avec les équipes des opérations et des programmes du siège de l'UNESCO afin de résoudre des problèmes complexes liés aux finances, budget et administration.

Sous l’autorité générale du Directeur Régional et la supervision directe du Senior Operations Officer, l’Assistant(e) principal(e) aux Finances et à l'Administration fournit un service de qualité dans les domaines de la finance et du budget, en conformité avec les règles et procédures de l’Organisation. A ce titre, il/elle accomplira les tâches suivantes :

Budget et Planification

• Appuyer à la préparation proactive du budget du programme / projets et suivre les niveaux de dépenses autorisées ;

• Aider les gestionnaires de projet à reformuler, « rephaser » au besoin, le budget ;

• Vérifier les informations pour chaque source de financement, les listings de dépenses et les codes d’affectation ;

• Surveiller régulièrement les transactions enregistrées sur les projets en s'assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées par rapport à la catégorie et à l'activité du budget, prendre les mesures correctives nécessaires en temps voulu ;

• Créer les engagements de fonds ;

• Préparer les rapports d’analyse de la situation financière/ des engagements non liquidés ;

• Suivre budgétairement les crédits des projets extrabudgétaires et produire des rapports périodiques ;

• Respecter les principes budgétaires, les méthodes, les règles et les procédures de l’Organisation.

  Finance et Administration

• Surveiller la situation financière et, sous la direction du Senior Operations Officer , mettre en place des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion / développement ;
• Assurer la certification dans les limites du plafond autorisé délégué par le directeur financier et s'assurer que les transactions financières sont conformes aux règles, règlements, politiques et procédures ;
• Assurer l'enregistrement comptable des opérations en temps opportun et le traitement des factures des fournisseurs dans le système ;
• Assurer la vérification des rapports financiers ou des services rendus avant tout paiement. Préparer des calendriers de dépenses réguliers et des états trimestriels / de fin d'année / semestriels ;
• Participer à la préparation de l'audit des projets. Suivre et / ou prendre des mesures, en appui au Senior Operations Officer sur les recommandations de l'audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives ;
• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de nouvelles politiques et procédures financières, évaluer l'impact des changements et faire des recommandations sur les activités de suivi.

  Gestion et Trésorerie

• Mettre à jour les dossiers financiers et les systèmes de surveillance pour l’enregistrement des dépenses/soldes/paiements/déclarations et autres données ;
• Etablir/vérifier les ordres de paiement et payer les factures, honoraires des consultants, frais de missions, etc. ;
• Assurer la validation des ordres de virement bancaires ;
• Préparer les rapprochements bancaires et effectuer des analyses des comptes ;
• Rédiger des correspondances financières et relation avec les banques locales ;
• Assurer le traitement des salaires ;
• Gérer régulièrement la petite caisse.

  Voyage (missions et réunions)

• Assister tous les services du personnel tels que les voyages et les missions, le calcul des DSA et les demandes de remboursement ;
• Appuyer l’organisation des réunions : conformité et ajustement des budgets.
• Assurer toutes autres tâches connexes demandées par le Senior Operations Officer.

  COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F)Communication (F)Innovation (F)Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)Planification et organisation (F)Culture du résultat (F)Travail en équipe (F)Professionnalisme (F)

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