The Position:
Le ou la titulaire du poste apportera au à la Représentant(e) un appui logistique et administratif ainsi qu'une assistance de secrétariat général. Il ou elle sera place(e) sous l'autorité directe du ou de la Représentant(e).
Comment vous pouvez faire la différence:
L'UNFPA est l'agence des Nations Unies chef de file pour un monde ou chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est épanoui. Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de son orientation stratégique actuelle et se concentre sur trois résultats transformateurs: mettre fin aux décès maternels évitables; mettre fin au besoins non satisfaits en matière de planification familiale; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes.
Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la Conférence Internationale sur la Population et le Développement (CIPD) et les Objectifs de Développement Durable (ODD) au cours de la Décennie d'action menant à 2030. Notre plan stratégique appelle les Etats membres de l'ONU, les organisations et les individus à “mieux construire l'avenir”, tout en s'attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la sante sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, à récupérer les gains perdus et à réaliser nos objectifs.
Dans un monde ou les droits humains fondamentaux sont menaces, nous avons besoin d'un personnel intègre et éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.
L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats à fort impact et durables; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à fournir l'excellence dans les résultats du programme.
Objectif du Poste:
Vous prodiguerez un soutien en matière de communication, d'administration et de secrétariat au à la représentant(e), et veillerez au strict respect de la confidentialité des taches qui vous seront attribuées. Vous vous conformerez aux procédures protocolaires, faciliterez la circulation des informations et assurerez le suivi régulier des dossiers en honorant les délais et les engagements pris. Vous serez le principal intermédiaire du cabinet du, de la représentant(e) auprès du Gouvernement, des partenaires et de vos collègues. Vous apporterez un soutien logistique et assurerez des missions de secrétariat.
Principales activités/résultats escomptes:
- Veille à la fluidité de la communication (écrite, orale et électronique) entre le/la représentant(e) et ses homologues externes ainsi que le personnel du bureau pays.
- Enregistre et achemine les documents opérationnels entrants du/de la représentant(e) destines au personnel du bureau de pays; examine et assure la conformité aux directives et procédures de l'UNFPA de toutes les correspondances sortantes et les soumet à la signature du/de la représentant(e)
- Prépare des ébauches de correspondances secondaires, prend des notes et rédige des messages, documents et rapports en veillant au respect des règles d'orthographe, de ponctuation et de mise en page; et, en consultation avec d'autres membres du personnel du bureau de pays, répond aux demandes d'informations- y compris confidentielles- de manière opportune, discrète et précise.
- Effectue des recherches, recueille les informations demandées et prépare les documents qui répondent aux besoins du/de la représentant(e). Ces taches consistent notamment à préparer des données et/ou notes d'information, résumés et documents de référence requis par le/la représentant(e) dans le cadre de ses missions officielles et réunions spéciales.
- Compile des documents d'orientation et prépare des présentations PowerPoint ainsi que d'autres supports d'information, y compris des visuels générés par ordinateur tels que des graphiques. Prend des dispositions logistiques, administratives en lien avec les réunions et ateliers organises auxquels le/la Représentant(e) doit prendre part.
- Met en place et supervise le système d'archivage ainsi que le système de suivi du bureau pays.
- Organise et tient à jour le système d'archivage du bureau du/de la représentant(e) et tient à jour les listes d'adresses électroniques.
- Est responsable des questions protocolaires et contribue au maintien des relations diplomatiques et gère l'agenda du/de la Représentant(e) ainsi que le calendrier des rendez vous et réunions. Accueille les visiteurs de haut rang et les hauts fonctionnaires. Prend les procès verbaux et/ou les notes nécessaires, répond aux appels et les filtre avec tact et discrétion.
- Organise les déplacements du/de la Représentant(e). Gere les dossiers administratifs relatifs aux voyages et aux rapports de mission du/de la représentant(e), gère les conges du/de la représentant(e) et coordonne la préparation ainsi que la mise à jour de ses plans de voyage.
- Participe aux réunions de management et du personnel et fait les procès-verbaux et un suivi des actions pertinences soulevées. Informe le personnel de ces réunions à l'avance.
- Finalise les notes et briefings préparés par le staff du bureau par le staff du bureau pour le/la Représentant(e)
- Sollicite les rendez-vous du/de la Représentant(e) auprès des membres du gouvernement et des partenaires techniques et financiers et organise ses rencontres.
- Maintient un calendrier hebdomadaire de toutes les réunions officielles du/de la Représentant(e)
- Appui les opérations dans l'élaboration des bons de commande.
Relations de travail:
Parmi les contacts internes figurent les assistants du bureau pays, le Représentant Assistant, les membres du programme, le/la spécialiste des opérations et les membres de l'équipe d'appui administratif, ainsi que les membres du Siège et des bureaux régionaux.
Parmi les partenaires externes figurent les partenaires de mise en œuvre des projets du bureau pays, les membres du gouvernement, les institutions universitaires, les organismes professionnels et les ONGs.
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Qualifications and Expérience:
Expérience et Formation:- Le Diplôme de l'enseignement secondaire (Baccalauréat) est requis . Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) est désirable.
- Six ans d'expérience pertinente dans l'administration et/ou la gestion de bureau.
- Maitrise du Français; La connaissance de l'anglais et de l'arabe est un atout.
Connaissances et Expérience:
- Expérience en assistance à la recherche.
- Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles
- Maitrise des applications bureautique courantes et des systèmes financiers informatiques d'entreprise.
- Aptitudes à la communication écrites et orale
Une expérience antérieure de travail au sein du système des Nations Unies constitue un atout;
Une connaissance des questions de protocole constitue également un atout;
De solides et bons rapports interpersonnels;
Une bonne maitrise de l'utilisation de l'outil informatique, en particulier celle des logiciels courants de travail: Word, Excel, PowerPoint, etc;
De solides capacités de communication écrites et parlées en Français
Compétences requises:
Valeurs:
- Faire preuve d'intégrité
- S'impliquer concrètement auprès de l'UNFPA et du système des Nations Unies
- S'ouvrir à la diversité culturelle
- Embrasser le changement
Compétences Fonctionnelles:
- Fournir un appui logistique
- Gérer des processus financiers
- Gérer les données
- Gérer les documents, la correspondance et les rapports
- Gérer l'information et les flux de travail
- Planifier, organiser et effectuer plusieurs taches simultanément
Compétence de base:
- Obtenir des résultats,
- Rendre compte de ses décisions
- Favoriser et incarner l'expertise professionnelle et le sens des affaires
- Avoir l'esprit d'analyse et penser de manière stratégique
- Savoir travailler en équipe/maitriser son calme et entretenir de bonnes relations professionnelles
- Communiquer de manière efficace
Rémunération et avantages:
Ce poste offre une rémunération attractive comprenant un salaire net compétitif ainsi qu'une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant;
Environnement de travail de l'UNFPA:
L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité des sexes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de minorités ethniques, de populations autochtones, de personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont vivement encourages à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité, l'èquite et l'inclusion sont au cœur des effectifs d'UNFPA.
Clause de non-responsabilité:
La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications des antécédents et des références, à une autorisation médicale, à la délivrance d'un visa et à d'autres exigences administratives.
L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations sur les comptes bancaires des candidats.
Les candidats à des postes dans les catégories professionnelles internationales et supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer a ce statut lors de leur nomination.
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