Descripción de la oficina/unidad/proyecto:
El PNUD en su compromiso con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás. Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras (inspiring stories).
El PNUD rechaza cualquier forma de violencia contra las mujeres, el hostigamiento y la explotación sexual en cualquiera de sus expresiones, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad. Por lo tanto, todas las candidaturas seleccionadas se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.
El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta.
El Proyecto 00107464 “Mejorando la Eficiencia y Calidad del Sector Educativo” (MECSE) está orientado a incrementar los niveles de aprendizajes y habilidades de los/as estudiantes panameños/as de escuelas oficiales, mediante la mejora de la calidad y eficiencia de la provisión de los servicios educativos. Los objetivos específicos son: (i) mejorar la eficiencia en la asignación de recursos y orientar las decisiones de política educativa a través de una transformación digital de los sistemas de información del Ministerio de Educación (MEDUCA); (ii) fortalecer el marco de desempeño de la calidad del sector educativo; (iii) implementar un apoyo pedagógico integral a las escuelas, con un foco en las de más bajo desempeño y (iv) gestionar, administrar y monitorear el proceso de intervención de forma oportuna, eficaz, y eficiente.
El MECSE requiere la incorporación de dos (2) Asociado/a de Adquisiciones cuya responsabilidad principal será apoyar la gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos de compras y contrataciones vinculados al programa, en estrecha coordinación con el Ministerio de Educación y otras instancias relevantes.
Los/as candidatos (as) seleccionados (as) para esta posición serán contratados (as) bajo la modalidad contractual del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) “Acuerdo de Servicios de Personal Nacional, (NPSA, por sus siglas en inglés)” en el nivel NPSA 6. Este contrato es por diez (10) meses. El lugar de trabajo será: Sede de MEDUCA, PH Terrazas de Albrook – Ciudad de Panamá.
Alcance del trabajo:
Los/as Asociados/as de Adquisiciones deberán apoyar los procesos de adquisiciones de bienes, contrataciones de servicios y contratos de obras detallados en el Plan de Adquisiciones vigente para el Proyecto “Mejorando la Eficiencia y Calidad del Sector Educativo” (MECSE); utilizando el método de contratación requerido de acuerdo con cada adquisición.
El objetivo de esta posición es asegurar que las adquisiciones de bienes, obras y servicios se realicen conforme a las normativas del organismo financiador y los organimos que co-ejecutores del Programa. El/La Asociado/a de Adquisiciones contribuirá directamente a la implementación efectiva del proyecto, facilitando la ejecución de los diferentes componentes mediante procesos de adquisición que garanticen el uso óptimo de los recursos y el cumplimiento de los plazos establecidos.
Las actividades específicas incluyen:
A. Manejo, Gestión y Planificación para la adecuada administración de procesos de adquisiciones:
1. Elaborar la estrategia de proceso, para determinar metodología y tiempo requerido para cada adquisición.
2. Apoyar en el desarrollo de términos de referencia para las adquisiciones que sean requeridos por el proyecto, según el plan de adquisiciones, y revisar y proponer los ajustes que sean necesarios a dichos términos de referencia elaborados por la respectiva unidad solicitante.
3. Asistir en el desarrollo y/o validación del presupuesto disponible para cada adquisición.
4. Realizar investigación de mercado, buscar y pre-calificar a proveedores potenciales según las necesidades establecidas en el plan de adquisiciones, y así tenerlos identificados oportunamente para lograr llevar a cabo procesos más competitivos.B. Ejecución de procesos de adquisiciones, con referencia al plan de adquisiciones:
1. Efectuar el proceso de adquisiciones según el método adecuado basado en el alcance y monto correspondiente. Aplicando las normas y procedimiento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) o del Programa de las Naciones Unidades para el Desarrollo (PNUD), según corresponda.
2. En base al proceso de adquisiciones que se va a llevar, coordinar las actividades para cada caso, a saber:
Revisar, en caso de no haberse realizado en la fase de planificación, los términos de referencia del proceso de adquisiciones que se va a desarrollar.
Verificar criterios de evaluación y de calificación para garantizar una competencia efectiva
Realizar análisis de riesgo del proceso y plantear los mecanismos de control que resulten más apropiados según la normativa vigente y/o el nivel de riesgo.
Enviar invitaciones, hacer publicaciones a través de los canales de comunicación establecidos.
Coordinar y organizar las conferencias previas de los procesos de adquisiciones que así lo requieran.
Recibir ofertas de los proveedores y atender sus consultas oportunamente.
Organizar Panel para la evaluación de las propuestas recibidas, velando por el cumplimiento de las normas en cuanto a imparcialidad, conflicto de interés, confidencialidad para cada proceso. Levantar las actas y hacer recomendación según resultado de matriz de evaluación.
Comunicar a los proponentes, formular Orden de de Compra y/o contrato con el PNUD según sea el caso.
C. Seguimiento de los contratos y órdenes de compras:
1. Revisar periódicamente listado de procesos asignados para ejecutar las tareas que correspondan según el flujo establecido y cumplir con los tiempos de ejecución acordados.
2. Notificar oportunamente a la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre los avances o cualquier situación que pueda producir atrasos. Asimismo, deberá entregar a la Unidad Coordinadora del Proyecto informes semanales de progreso de los procesos de adquisición pendientes.
3. Apoyar a la Unidad Coordinadora de Proyecto en el seguimiento de los contratos adjudicados.
4. Mantener archivo digital actualizado con la documentación relevante de cada proceso.
5. Brindar orientación al personal del proyecto y de la insitutución sobre procedimientos, normas, políticas de Adquisiciones.El titular desempeñará otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional:
Los/as Asociados/as de Adquisiciones estarán asignados al Programa MECSE del MEDUCA bajo la supervisión funcional del/la Coordinador/a de Proyecto del Programa MECSE.
Competencias básicas:
1. Logro de resultados:
Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.2. Piensa de manera innovadora:
Nivel 1: Abierto a ideas creativas, riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.3. Aprende continuamente:
Nivel 1. De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.4. Se adapta con agilidad:
Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.5. Actúa con determinación:
Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.6. Compromiso y Asociación:
Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.7. Diversidad e inclusión:
Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.
Competencias Transversales:*Dirección y Estrategia de Negocios:
**Pensamiento Estratégico: Capacidad para desarrollar estrategias efectivas y planes priorizados en línea con los objetivos del PNUD, basados en el análisis sistémico de los desafíos y los riesgos potenciales; vinculando la visión a la realidad sobre el terreno y creando soluciones tangibles; aprender de diferentes fuentes para anticiparse y responder efectivamente tanto a las tendencias actuales como futuras; demostrando previsión.
**Toma de decisiones efectivas: Capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con su autoridad, área de experiencia y recursos tomando en cuenta potenciales implicaciones.
*Desarrollo de Negocios:
**Generación de Conocimientos: Capacidad para investigar información y transformarla en conocimiento útil, relevante para el contexto o en respuesta a una necesidad específica. Capacidad para aplicar conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos que generen soluciones viables y enfoques innovadores. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que pueden ser útiles para abordar situaciones nuevas.*Gestión Empresarial:
**Gestión basada en resultados: Capacidad para gestionar la implementación de estrategias, programas y proyectos con un enfoque en el mejoramiento del desempeño y resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de teorías, conceptos, metodologías, instrumentos y herramientas relevantes.Competencias Técnicas:
*Adquisiciones:
** Abastecimiento: Capacidad para encontrar, evaluar y contratar proveedores de bienes y servicios.
** Abastecimiento estratégico: Conocimientos de los conceptos, principios y métodos de abstecimiento estratégico y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.Requisitos:
Requisitos mínimos de educación:
• Educación secundaria es requerida.
• Título universitario (nivel Licenciatura) en Ingeniería Civil, Industrial o carreras afines tales como Administración de Empresas, Gestión de Proyectos o Finanzas será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
• El nivel 2 de CIPS es muy deseable para este puesto y los candidatos que posean este nivel en el momento de la solicitud tendrán una clara ventaja. Si la certificación deseada no está disponible en el momento de la contratación, deberá obtenerse en el plazo de un año a partir de la contratación. Los candidatos que posean una certificación CIPS de cualquier nivel inferior en el momento de la solicitud tendrán una ventaja proporcional.
Años de Experiencia mínima relevante:
Mínimo seis (6) años de experiencia (con educación secundaria completa) o tres (3) años (con licenciatura) de experiencia en procesos de adquisiciones y/o contrataciones de bienes y servicios vinculados a proyectos.
Habilidades requeridas:
• Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel, Teams y Power Point), Zoom, plataformas de formación, otras.
• Habilidad para preparar informes escritos.Habilidades deseadas además de las cubiertas en la sección de competencias:
• Experiencia en evaluación de propuestas y elaboración de informes de procesos de licitación.
• Experiencia comprobada en la elaboración de expedientes técnicos, términos de referencia y/ especificaciones técnicas, comparación de precio, matrices de evaluación y demás documentos requeridos en procedimientos de adquisición de bienes y contrataciones de servicios.
• Experiencia en la formulación, implementación y seguimiento de planes de adquisiciones.
• Experiencia para gestionar y dar seguimiento al cumplimiento de contratos.
• De preferencia, experiencia en la implementación de procesos de adquisiciones conforme a las metodologías establecidas por organismos internacional.Idioma(s) Requerido(s):
• Fluidez en el idioma español es requisito.Información adicional importante:
*Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros/as con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato*Las aplicaciones que se reciban después de la fecha de cierre de publicación no serán consideradas.
*Solamente los/as candidatos/as seleccionados/as para entrevista recibirán confirmación.
*No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa.
*Lugar de trabajo: Sede de MEDUCA, PH Terrazas de Albrook – Ciudad de Panamá.
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