Asistente Administrativo SHS

OVERVIEW

Parent Sector : Field Office

Duty Station: Mexico City

Classification of duty station: [[filter12]]

Standard Duration of Assignement : [[filter13]]

Job Family: Social and Human Sciences

Type of contract : Non Staff

Level : Level 3

Duration of contract : From 1 to 6 months

Recruitment open to : External candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 29-JAN-2025

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

ANTECEDENTES

La UNESCO es la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. Contribuye a la paz y la seguridad promoviendo la cooperación internacional en materia de educación, ciencias naturales, ciencias sociales y humanas, cultura, comunicación e información. La UNESCO promueve el intercambio de conocimientos y la libre circulación de ideas para acelerar el entendimiento mutuo y un conocimiento más perfecto de la vida de los demás. Está compuesta por 194 Estados Miembros y 12 Miembros Asociados y emplea a más de 2.300 funcionarios de más de 170 nacionalidades en su Sede y sus 54 oficinas sobre el terreno en todo el mundo.

Este puesto está ubicado en el Sector de Ciencias Sociales y Humanas (SHS) de la UNESCO, que se esfuerza por cumplir una misión humanista fundamental: mejorar los esfuerzos contra la violencia, el racismo y la discriminación, combatir los estereotipos de género, aprovechar el poder del deporte para la inclusión social, promover el diálogo intercultural y apoyar a los jóvenes, las mujeres y las personas con discapacidad. El sector colabora con los Estados Miembros para proteger a los científicos y la confianza en la ciencia a través de la Recomendación de 2017 de la UNESCO sobre la ciencia y los investigadores científicos, y para mejorar el vínculo entre la ciencia y las políticas a través del Programa de Gestión de la Transformación Social (MOST).

También se centra en fomentar sociedades inclusivas y garantizar el desarrollo ético de las tecnologías emergentes, incluida la inteligencia artificial (IA), en consonancia con la Recomendación de la UNESCO sobre la ética de la IA. Esta norma mundial tiene por objeto aprovechar el impacto positivo de la IA y, al mismo tiempo, abordar sus riesgos inherentes. Lograr una gobernanza adecuada de la IA es uno de los desafíos más importantes de nuestro tiempo, y países de todo el mundo están ahora en el proceso de implementar la Recomendación, con el apoyo de la UNESCO a través de diversas iniciativas de creación de capacidad.

ACTIVIDADES

Bajo la supervisión de la coordinación del sector, el/ la asistente administrativa llevará a cabo las siguientes actividades:

• Procesos administrativos del sector relacionados con recursos humanos: publicación de vacantes y consultorías, registro de contratos en el sistema DUO, solicitudes de pago a consultores, seguimiento de entregables, registro de consultores, entre otros.
• Apoyo logístico en eventos del sector de Ciencias Sociales y Humanas: cotizaciones, seguimiento de pagos a proveedores, contacto directo con proveedores, entre otros.

  Long Description

  • Apoyo en la gestión de viajes del sector en estrecha comunicación con el área administrativa de la oficina.
  • Coordinación de reuniones internas, con contrapartes y con el sistema de Naciones Unidas: programación, organización y redacción de antecedentes, elaboración de minutas y seguimiento de acuerdos.
  • Gestión de calendarios y correspondencia: Coordinación del calendario sectorial y de la coordinación, elaboración y registro de la correspondencia de salida y entrada.
  • Elaboración de informes y documentos: Apoyo en la redacción de informes, boletines y propuestas estratégicas.
  • Desarrollo de propuestas y proyectos a solicitud de la coordinación del sector: Recolección, análisis y sistematización de información para generar iniciativas colaborativas con contrapartes de la UNESCO.
  • Actualización del directorio del sector
  • Compartir con el equipo de comunicación las actividades del sector con el fin de promover las acciones realizadas en los diferentes medios sociales de UNESCO México.
  • Apoyo en nuevas actividades y prioridades que surjan dentro del sector.

    Long Description

    COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)

    - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

    REQUISITOS

    • Educación: Licenciatura o equivalente relacionada con áreas administrativas
    • Experiencia: Un mínimo de 2 años de experiencia laboral administrativa o de oficina con creciente responsabilidad.
    • Idiomas: español e inglés
    • Otros: Experiencia en uso de redes sociales

      APTITUDES Y COMPETENCIAS

      • Buenas habilidades de organización, planificación y atención al detalle.
      • Capacidad para trabajar en equipo, tomar la iniciativa y proporcionar apoyo y servicios de calidad y en tiempo oportuno.
      • Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación (verbalmente y por escrito) y sensibilidad al contexto local.
      • Deseable experiencia en organización de eventos internacionales