DEADLINE FOR APPLICATIONS7 September 2025-23:59-GMT Greenwich Mean Time (Abidjan)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Ces postes sont à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Les titulaires relèvent du Chef des Finances et des Services de Gestion, ou de son ou sa suppléant(e).
À ce niveau, les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.
OBJECTIFS ATTACHÉS AUX POSTES :
Objectif commun : soutenir l’efficacité de la prestation quotidienne des services d’administration générale et des services spécialisés, dans le respect des délais, des normes de qualité et du meilleur rapport qualité-prix, conformément au portefeuille de services de gestion:
- Poste A — Voyages & Gestion des actifs
- Poste B — Protocole & Gestion de la flotte
Continuité de service: chaque titulaire assure, au besoin, la suppléance de l’autre pour garantir la continuité des services clés.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
- Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité.
- Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d'une gestion efficace des ressources.
- Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d'autres domaines pertinents, en contribuant à l'enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l'organisation.
- Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant.
- Être le premier point de contact pour les questions internes, en fournissant des réponses rapides et précises afin de faciliter la résolution efficace et effective des problèmes quotidiens.
- Prendre part et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques afin de soutenir l'amélioration continue des services fournis.
- Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service aux collaborateurs.
- Fournir un soutien administratif pour la préparation d'initiatives inter-agences dans le cadre de la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d'améliorer la qualité des services.
- Assurer la liaison avec d'autres fonctions et des contractants tiers pour permettre une prestation de services efficace.
- Fournir des conseils et des orientations au personnel subalterne dans l'exercice de ses fonctions.
- Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d'urgence en suivant les orientations données par le superviseur.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LES POSTES :
Poste A — Gestion des actifs, des installations et des voyages
- Actifs : assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire des biens et équipements (contrôles physiques, mises au rebut, archivage).
- Installations : coordonner l’entretien et la maintenance des installations et bureaux.
- Voyages : appuyer l’organisation des déplacements officiels (réservations, autorisations, remboursements).
- Conformité & sécurité : veiller au respect des procédures internes et des normes de sécurité applicables.
Poste B — Protocole et gestion de la flotte
1. Protocole
- Faciliter les démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
- Assurer la liaison avec les autorités locales pour les questions protocolaires.
- Organiser l’accueil et l’installation des nouveaux arrivants (personnel international).
- Préparer les correspondances officielles et les notes verbales.
Flotte
- Suivre l’utilisation des véhicules officiels et tenir à jour les registres de bord.
- Planifier les entretiens réguliers et les réparations nécessaires.
- Contrôler la consommation de carburant et optimiser les itinéraires.
- Collaborer avec les chauffeurs pour garantir la ponctualité et la sécurité des déplacements.
Compétences requises :
Services d'appui administratif et établissement de rapports :
Se montre capable de convertir des plans d'action en mesures claires que les membres de l'équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques :
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.
Gestion des ressources :
Suit l'évolution des effectifs et de l'utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services d'administratifs
Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré ; et utilise cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficiente et efficace.
Prise en considération des besoins des bénéficiaires des services
Contrôle et supervise le travail administratif au regard des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d'excellence. S'assure que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
- Minimum 5 ans d’expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, installations, flotte, voyages et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaitée.
- Expérience en collecte de données, reporting et analyses opérationnelles de base (inventaires, indicateurs de flotte, coûts de voyage, etc.).
- Expérience d’appui-conseil aux utilisateurs et de coordination avec des équipes pluridisciplinaires.
- Bonne compréhension des règles, politiques, procédures, processus, normes et systèmes des services de gestion du PAM ; à défaut, forte capacité d’apprentissage
- · Selon le poste :
- Poste A (Voyages & Actifs) : expérience des processus de voyage et de la gestion des actifs.
- Poste B (Protocole & Flotte) : expérience du protocole et de la liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales) et de la gestion de flotte.
NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :
Formation: Baccalauréat plus un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances
Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais sont exigés pour ces postes.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
Click here to access WFP Leadership Framework
REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.